A la reprise du cabinet, la décision fut facile : je travaillerai avec un dossier numérique. Que faire des nombreux dossiers papiers hérités ? Retranscrire les informations les plus importantes pour chaque patient·e rencontré·e, puis archiver le dossier papier ? Numériser l’entier du dossier papier, car seule une numérisation complète permet de détruire l’original ? J’imaginais partir sur la première option, d’autant plus après avoir réquisitionné toute une équipe : ensemble nous avions bravé des kilos de dossiers, pour déplacer les meubles à dossiers suspendus et permettre la réfection des sols. Puis, plutôt que devoir remettre en place tous ces documents après les travaux, la décision a été prise : mieux vaut tout numériser et libérer de l’espace.
Réaliser ce travail à l’interne aurait pris un temps considérable : j’ai choisi d’externaliser. Une pratique tout à fait autorisée dans la mesure où le prestataire s’engage à garder une stricte confidentialité des données traitées. C’est ainsi que j’ai fait connaissance du ScanTeam, une socio-entreprise de la Graap-Fondation (Groupe d’accueil et d’action psychiatrique), sous la responsabilité de M. Jean-François Delamarre. A J-2 de l’ouverture de mon cabinet, alors que les meubles étaient encore stockés dans un espace provisoire, M. Delamarre est venu avec un de ses collaborateurs. En un après-midi et après deux voyages de camionnette, il ne restait plus aucun dossier dans le cabinet. Vous imaginez le soulagement ! Rodé à ce type de travail, le ScanTeam s’est mis à l’oeuvre (voir encadré). En à peine deux mois, le travail fut terminé : 100’000 pages ont été classées et scannées ! A ma grande satisfaction !
A noter encore que la Loi vaudoise sur la santé publique (LSP), art. 87 al. 5, indique qu’une version intégrale de chaque dossier médical (qu’elle soit imprimée ou numérisée) doit être conservée au moins dix ans après la dernière consultation. Cependant, au niveau fédéral, la prescription de l’action (et non la conservation) est de vingt ans. Ainsi, le service juridique de la SVM recommande au corps médical de conserver leurs dossiers durant vingt ans.
Etapes de la transition digitale des dossiers médicaux
Déménager: le prestataire vient chercher l’ensemble des dossiers et les range par ordre alphabétique dans ses locaux.
Préparer: une personne prépare les dossiers pour les rendre compatibles avec un scannage automatique. Les différents types de documents sont séparés (par exemple : notes, laboratoires et rapports). Un code-barres spécifique et nominatif est apposé devant chaque groupe de documents.
Taquer: chaque groupe de documents est passé dans une machine taqueuse qui les secoue pour les aligner tel un bloc de feuilles neuves.
Numériser: chaque groupe de documents est passé dans un scanner professionnel, avec un classement automatique grâce au code-barres précédemment apposé.
Restituer: une plateforme sécurisée permet le transfert des fichiers, qui sont ensuite insérés dans le dossier médical informatisé du cabinet.
Détruire: une fois la numérisation intégrale effectuée et les fichiers transférés au médecin, une destruction sécurisée des documents originaux est réalisée.
Très intéressant 🙏🏾🙏🏾
J’aimerais savoir le pris de la numérisation.